Atas, Ofícios,Carta, Atestado, Declaração, Procuração, Requerimento, Circular, Correspondência

Sempre ouço na escola, entre as amigas ou em conversas das dificuldades que algumas pessoas tem ao fazerem uma ata...requerimento...procuração ou outro e muitas vezes quando precisam estudar para um concurso como estou fazendo ultimamente, sempre ficam em dúvida das diferenças entre esses tipos de documentos administrativos...então vou deixar aqui umas dicas bem legais. Espero que ajudem!!!!



ATA


É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões,
reuniões ou assembléias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades
semelhantes, de acordo com uma pauta, ou "ordem do dia", previamente divulgada.
É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que
redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou
rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra "digo"; se for
constatado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão "em tempo". Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os
presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de freqüência.
Observações:
Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em
livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as
páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do
texto, como indicado anteriormente.
No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa ata, faz-se a ressalva,
apresentando nova redação para o trecho. Assim, submetida novamente à aprovação do plenário, ficará
consagrada. O novo texto será exarado na ata do dia em que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho
original.


OFÍCIO


Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o
memorando. Para uniformizá-los, adotou-se uma diagramação única, que segue o padrão ofício.
Partes do documento no Padrão Ofício:
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-TCE Aviso 123/2002-TCE Of. 123/2002-SG/TCE
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a
seguinte estrutura:
- introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a
comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que",
empregue a forma direta;
- desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto,
elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
- conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens
ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
- introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do
documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou
signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
"Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de
abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal."
ou "Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste."
- desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de
desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
f) fecho;
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário.

CARTA

A carta é uma modalidade redacional livre, pois nela podem aparecer a narração, a descrição, a reflexão ou o parecer dissertativo. O que determina a abordagem, a linguagem e os aspectos formais de uma carta é o fim a que ela se destina: um amigo, um negócio, um interesse pessoal, um ente amado, um familiar, um seção de jornal ou revista.
A estética da carta varia consoante a finalidade. Se o destinatário é um órgão do governo, a carta deve
observar procedimentos formais como a disposição da data,do vocativo (nome, cargo ou título do
destinatário), do remetente e a assinatura.
No caso das correspondências comercial e oficial - textos jurídicos, muitas vezes feita de jargões e expressões de uso comum ao contexto que lhes é próprio.
Quando um exame vestibular surge uma carta como proposta, o aspecto formal, bem como a abertura e o
fechamento do texto segundo o jargão, são irrelevantes, pois o que prevalece é o conteúdo e a linguagem.
No modelo que se segue, temos uma proposta da Unicamp e a carta que a desenvolve.
Enunciando:
Suponha que você encontre no arquivo municipal de uma cidade mineira, uma caixa contendo documentos
inéditos relacionados com a atividade de uma imprensa clandestina, que teria funcionado entre 1780 e
1789, em oposição a política à metrópole portuguesa no Brasil.
Suponha, também, que você se interesse por esses documentos e queira desenvolver uma pesquisa sobre o
assunto.
Escreva uma carta ao Direto de uma entidade incentivadora de pesquisa, contando sua descoberta, expondo
o interesse que ela tem enquanto objeto de estudo, comentando as principais questões a que você procurará
responder na sua investigação, se possível, antecipando alguns dos eventuais resultados.
Nesse modelo, observe que o 1º parágrafo introduz objetivamente o assunto, esclarecendo a finalidade da
carta; 2º parágrafo explica a descoberta; 3º e 4º parágrafos expõem o interesse do achado enquanto objeto de estudo, antecipando eventuais resultados. O fecho da carta reitera a disposição para pesquisa por parte do emissor.
São Paulo, 30 de novembro de 1989. [local e data]
Ilmo. Sr. [destinatário]
Diretor do Conselho Nacional de Ensino e Pesquisa - CNPq [destinatário]
NESTA [destinatário]
Prezado Senhor, [Vocativo]
Venho solicitar do Conselho Nacional de Ensino e Pesquisa - CNPq - informações referente à concessão de
subsídios para desenvolver um projeto de pesquisa sobre o valor histórico de publicações clandestinas do
século XVIII, encontradas em Minas Gerais. [Introdução: breve exposição do assunto]
Trata-se de uma coletânea de periódicos inéditos que obtive consultando o arquivo municipal de
Congonhas do Campo, os quais atestam a existência de uma imprensa marginal cujos panfletos teriam
circulado nas cidades de Vila Rica, Mariana, Sabará e São João Del Rei, entre 1780 e 1789. [Relato da
descoberta]
O Estudo desse material permitirá reconstituir fatos Conjuração Mineira não revelados nos autos da
devassa, nem registrados pela historiografia oficial, além de avaliar o caráter emancipacionista que norteou
os ideais políticos-libertários do inconfidentes.
Caberia também a essa investigação apurar a importância desses documentos usados pelos conjurados para
indispor a população das cidades mineiras contra abusos da metrópole portuguesa no Brasil. [Proposta da
pesquisa e antecipação do eventuais resultados]
Assim, gostaria de inteirar-me sobre o interesse do CNPq em subvencionar esse trabalho, pois tenha a
intenção de atuar como pesquisadora. Desde já grata, aguardo oportuna resposta. [fecho]
Certidão é um documento no qual o Oficial do cartório certifica que o registro encontra-se devidamente
lavrado nos livros sob sua responsabilidade. Independente de despacho judicial e dando fé pública, o oficial
reproduz, de forma autêntica e absolutamente confiável, textos de um assento ou documento arquivado em
sua serventia, fazendo inserir na certidão, obrigatoriamente, o número do livro, da folha e do termo sob o
qual foi lavrado, ou ainda o número do registro ou pasta ou caixa em que o documento encontra-se
arquivado. Além do que, as certidões dos atos relativos ao estado civil devem conter sempre a indicação da
serventia e respectivo oficial.
No documento constam as principais informações sobre o ato, no caso o nascimento, casamento ou óbito. Se o registro tiver recebido averbações ou anotações após a sua lavratura, as mesmas constarão da certidão,
exceto casos proibidos em lei.

ATESTADO

É o documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de
que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação. É dizer por escrito, afirmando ou
negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém corresponde à verdade e assim
responsabilizar-se, ao assinar o documento.
O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou igual ao da pessoa
que está pedindo o atestado;
O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede;
O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado;
A redação de um atestado apresenta a seguinte ordem:
a)Título, ou seja, a palavra ATESTADO em maiúsculas;
b)Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome e
identificação da pessoa que solicitou;
c)Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando;
d)Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta.

Modelo de Atestado

Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr....,brasileiro, solteiro, nascido em,
....de...de......, na cidade de ...., filho de........e........., portador da Carteira de Identidade n°........., residente e domiciliado nesta cidade, na rua............, n°...., nada sabendo em desabono à sua conduta, até a presente
data.
Manaus, de.................de 2004
Nome .............

DECLARAÇÃO

Ato afirmativo da existência ou não de um direito ou de um fato. Pode ser dada em causa própria ou referirse
a outra pessoa. Ainda, segundo as circunstâncias e a finalidade, toma várias outras denominações, como
por exemplo: declaração de direito, de vontade, de ausência, de crédito, de guerra, de falência, de
interdição, de nascimento, de óbito, de renda, de princípios, etc. Inicia-se uma declaração assim:
Declaro para fins de prova...
Declaro, para os devidos fins, que...
Declaro, a pedido verbal de...
A fonte a ser utilizada na redação da Declaração é do tipo Courier New.
Partes:
a) timbre: nome do órgão;
b) título: DECLARAÇÃO (em letras maiúsculas e centralizadas sobre o texto);
c) texto: inicia-se sempre com a palavra “declaro “ ou “declaramos” e, em seguida, a exposição
do assunto;
d) local e data;
e) assinatura: nome do emitente e o respectivo cargo.

PROCURAÇÃO

A procuração é um documento pelo qual uma pessoa dá a outra poder para agir em seu nome. A procuração
pode ser escrita de próprio punho ou datilografada com reconhecimento da firma (por instrumento
particular) ou lavrada por tabelião em cartório (por instrumento público).
O indivíduo que concede a procuração é chamado de mandante, constituinte ou outorgante. Aquele que
recebe a procuração é chamado de o mandatário, o procurador ou o outorgado.
A procuração deve ser lavrada em papel ofício, iniciando o texto com identificação e qualificação do
outorgante e do outorgado. Os poderes, a finalidade e o prazo de validade da procuração são expressos de
forma precisa. Após o texto, a localidade, a data e a assinatura são expressas.
Inicia-se uma procuração assim:

PROCURAÇÃO

Por esse instrumento particular de procuração, DANIEL ALVES RIBEIRO, com R.G. 21.449.336, brasileiro, solteiro, comerciante, residente e domiciliado em Goiânia, na Rua Barão do Rio Branco, 372, nomeia e constitui seu bastante procurador o Sr. EDUARDO FONSECA, com R.G. 27,235.568, solteiro, professor, residente e domiciliado em Trindade, na Rua Dr. Irani Ferreira, 674, para o fim especial realizar a matrícula da outorgante na ESCOLA ESTADUAL PROF. RAINER RODRIGUES no terceiro ano do Ensino Médio para o ano letivo de 2008, podendo o outorgado assinar todos os atos que se tornem necessários para o bom e fiel cumprimento do presente mandato assim como substabelecer.
Goiânia, 22 de dezembro de 2007.


REQUERIMENTO

O requerimento é um documento por meio do qual se faz um determinado pleito. Ele deverá conter a
identificação de quem faz a solicitação, a quem é dirigido, e objetivamente qual o pedido realizado.
-------------
Ao Ilm° Sr.
(nome da pessoa a quem se destina, caso identificado)
Chefe do Departamento (indicar o cargo)

REQUERIMENTO

(nome), brasileiro, (estado civil), ( profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar),
residente e domiciliado à (informar endereço), vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria requerer
(descreva aqui o seu requerimento).
Termos em que,
Pede deferimento.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do requerente)
-------------

CIRCULAR 

A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição
ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar
comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas.
Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários.
Este documento oficial deve ter:
1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);
2. Título e número (circular nº 02/2009);
3. Data (sem a localidade, nome da cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. Texto (bem explicado e claro);
7. Despedida breve
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina)
Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da administração, pode-se colocar
(em letras menores) as iniciais de quem redigiu e de quem digitou a circular.

Modelo de Circular

Fundação Terceiridade
CNPJ: 32.003.003/0001-01
Rua do João, 600
640030-300 – Porto Alegre – RS
CIRCULAR Nº 02/09. Em 16 de fevereiro de 2009.
Ementa: Feriado de carnaval
Senhores funcionários:
Comunicamos que no dia 21 deste mês teremos expediente normal. Porém, nos dias 23 e 25 que,
respectivamente, antecede e precede a data do feriado (24), não haverá expediente. Em relação a este fato,
estimo bom descanso a todos.
Atenciosamente,
___________________
Joaquim João de Oliveira.
Gerente administrativo
R:ACM
D: CVS


CORRESPONDÊNCIA

É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem
como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna
é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos,
circulares. Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de
uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.
A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço
ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será particular se de interesse pessoal de
servidores ou empregados de uma instituição.